W dobie cyfryzacji procesów biznesowych, elektroniczne fakturowanie staje się nie tylko standardem, ale również obowiązkiem. Wprowadzenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) to krok milowy w kierunku uproszczenia i uszczelnienia systemu podatkowego. Dla księgowych i przedsiębiorców oznacza to nowe wyzwania, ale również szereg korzyści. Co warto wiedzieć o e- fakturowaniu i jak przygotować firmę na nadchodzące zmiany?
Czym jest elektroniczne fakturowanie i KSeF?
Elektroniczne fakturowanie to proces wystawiania, przesyłania, odbierania i archiwizacji faktur w formie cyfrowej – bez użycia papieru. Od 2022 roku w Polsce funkcjonuje Krajowy System e- Faktur (KSeF), który docelowo ma stać się obowiązkowym narzędziem dla wszystkich podatników VAT. Nowa data wejścia w życie obowiązku wprowadzenia KseF:
-
1 lutego 2026 r.– dla podmiotów, których wartość sprzedaży w 2024 roku podatkowym przekroczyła 200 mln zł;
-
1 kwietnia 2026 r. – dla wszystkich przedsiębiorców.
KSeF to platforma umożliwiająca wystawianie, przesyłanie oraz odbieranie tzw. faktur ustrukturyzowanych – w formacie XML, zgodnym ze standardem ustalonym przez Ministerstwo Finansów.
Obowiązki firm wynikające z e-fakturowania
Wprowadzenie obowiązkowego e-fakturowania (planowane odpowiednio na 1.02.2026 r. i 1.04.2026 r.) wiąże się z konkretnymi obowiązkami dla firm:
-
Integracja z KSeF – konieczność dostosowania systemów księgowych i ERP do wymogów platformy.
-
Autoryzacja użytkowników – wskazanie osób uprawnionych do wystawiania i odbierania faktur w imieniu firmy.
-
Przestrzeganie schematu XML – faktury muszą być zgodne z oficjalnym wzorem, co eliminuje dowolność w ich budowie.
-
Bieżące śledzenie zmian legislacyjnych – Ministerstwo Finansów regularnie aktualizuje wytyczne dotyczące e-faktur.
Korzyści dla księgowych i firm
Choć wdrożenie e-fakturowania wiąże się z początkowym wysiłkiem, przynosi szereg korzyści:
Automatyzacja i oszczędność czasu
System umożliwia automatyczne przetwarzanie faktur, co znacząco redukuje czas pracy działu księgowości i ogranicza ryzyko błędów.
Szybszy obieg dokumentów
Faktury trafiają bezpośrednio do kontrahenta w czasie rzeczywistym, bez potrzeby wysyłki e- mailowej czy pocztowej.
Bezpieczeństwo i archiwizacja
Faktury są przechowywane w KSeF przez 10 lat – nie ma potrzeby prowadzenia własnych archiwów papierowych czy elektronicznych.
Lepsza kontrola i transparentność
System umożliwia łatwy dostęp do faktur i historii transakcji, co ułatwia kontrolę wewnętrzną i zewnętrzną (np. audyty).
Przyspieszony zwrot VAT
Dla firm korzystających z KSeF przewidziano krótszy termin zwrotu podatku VAT – nawet do 40 dni.
Dla kogo KSeF będzie obowiązkowy?
Obowiązek korzystania z KSeF obejmie:
-
wszystkie firmy zarejestrowane jako czynni podatnicy VAT,
-
przedsiębiorców zwolnionych z VAT (w określonych przypadkach),
-
zarówno duże korporacje, jak i jednoosobowe działalności gospodarcze.
Jak przygotować firmę do e-fakturowania?
Sprawdź zgodność systemów IT – upewnij się, że Twoje oprogramowanie księgowe obsługuje e-faktury zgodne z KSeF.
Przeszkol zespół księgowy – zapoznaj pracowników z nowymi procedurami i wymogami.
Ustal procedury wewnętrzne – określ, kto odpowiada za autoryzację, wysyłkę i odbiór faktur.
Testuj system przed wejściem obowiązku – wykorzystaj okres przejściowy na testowanie i optymalizację procesów.
Podsumowanie
Elektroniczne fakturowanie to przyszłość polskiej księgowości. Choć wymaga dostosowania procesów i narzędzi, otwiera drzwi do większej efektywności, przejrzystości i bezpieczeństwa. Dla
księgowych to szansa, by stać się liderem zmian w organizacji i podnieść standardy obsługi finansowo-księgowej.
Masz pytania dotyczące wdrożenia KSeF w swojej firmie? Skontaktuj się z naszym biurem – chętnie pomożemy przeanalizować potrzeby Twojej działalności i przygotować odpowiednią strategię wdrożeniową.
Najnowsze komentarze