Jako osoba odpowiedzialna za rozliczenia w firmie, na pewno zdajesz sobie sprawę, że kontrola ZUS może pojawić się w każdej chwili – niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa czy branży, w której działa. To sytuacja, w której dobra organizacja, znajomość przepisów i kompletna dokumentacja mają ogromne znaczenie. Sprawdź, jak możesz się odpowiednio przygotować i zminimalizować stres związany z wizytą inspektora.
Zrozum, kiedy możesz spodziewać się kontroli
ZUS ma prawo przeprowadzić kontrolę w Twojej firmie, by sprawdzić:
-
prawidłowość naliczania składek,
-
poprawność zgłoszeń do ubezpieczeń,
-
rozliczanie świadczeń (np. zasiłków chorobowych),
-
sposób prowadzenia dokumentacji ubezpieczeniowej.
Możesz mieć do czynienia zarówno z kontrolą planową, jak i doraźną – np. w reakcji na skargę pracownika lub wyniki analizy danych przesyłanych do ZUS. Warto być na taką sytuację przygotowanym przez cały czas.
Uporządkuj dokumentację
Upewnij się, że masz łatwy dostęp do najważniejszych dokumentów, takich jak:
-
deklaracje ZUS (DRA, RCA, RSA, ZUA, ZZA),
-
umowy o pracę, zlecenia i o dzieło – wraz z aneksami,
-
listy płac i ewidencje czasu pracy,
-
zaświadczenia lekarskie, dokumenty związane z absencją,
-
potwierdzenia przelewów składek,
-
regulaminy pracy i wynagradzania, jeśli obowiązują w firmie. Dobrze zorganizowana dokumentacja to podstawa sprawnej kontroli.
Sprawdź zgodność zgłoszeń i rozliczeń
Zanim pojawi się inspektor, zrób przegląd rozliczeń z ostatnich 5 lat. Zwróć szczególną uwagę na:
-
poprawność kodów ubezpieczeniowych i podstaw wymiaru składek,
-
zgodność danych z deklaracji z listami płac,
-
prawidłowość składek od umów cywilnoprawnych, zwłaszcza w sytuacjach zbiegu tytułów do ubezpieczenia.
Taka wewnętrzna kontrola pozwoli Ci wychwycić potencjalne błędy i je skorygować, zanim zrobi to ZUS.
Przygotuj się organizacyjnie
Zadbaj o to, by inspektor miał wygodny dostęp do dokumentów. Ustal wcześniej:
-
kto będzie osobą kontaktową w czasie kontroli,
-
gdzie zgromadzisz potrzebne dokumenty (wersje papierowe lub elektroniczne),
-
jak będzie przebiegać komunikacja w firmie podczas kontroli.
Dzięki temu zyskasz kontrolę nad przebiegiem wizyty i zminimalizujesz ryzyko opóźnień lub chaosu informacyjnego.
Współpracuj z inspektorem
W czasie kontroli staraj się zachować spokój. Odpowiadaj na pytania rzeczowo i zgodnie z dokumentacją. Jeśli czegoś brakuje, nie ukrywaj tego – lepiej przedstawić sprawę otwarcie i wyjaśnić sytuację.
Zapisuj również wszystkie zalecenia i uwagi – mogą być pomocne podczas ewentualnych korekt lub odwołań.
Po zakończeniu kontroli – działaj szybko
Po zakończeniu kontroli otrzymasz protokół. Przeczytaj go dokładnie i sprawdź:
-
czy zawiera zalecenia do realizacji,
-
w jakim terminie musisz je wykonać,
-
czy masz prawo do wniesienia zastrzeżeń.
Jeśli pojawiły się nieprawidłowości, wprowadź korekty w deklaracjach, złóż je ponownie i – jeśli to konieczne – ureguluj zaległości. W trudniejszych przypadkach warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub prawnikiem.
Podsumowanie
Dobrze przygotowana kontrola ZUS to przede wszystkim efekt Twojej systematycznej pracy, rzetelnie prowadzonych dokumentów i świadomości przepisów. Dzięki odpowiednim działaniom, współpracy z inspektorem i spokojnemu podejściu, kontrola może przebiec sprawnie i bez zbędnych komplikacji.
Jeśli chcesz przygotować firmę do kontroli lub potrzebujesz wsparcia w przeglądzie dokumentacji ZUS – skontaktuj się z naszym biurem rachunkowym. Jesteśmy tu, by Ci pomóc.
Najnowsze komentarze