Prawidłowe wystawianie faktur to nie tylko obowiązek przedsiębiorcy, ale także element budujący wiarygodność firmy w oczach kontrahentów oraz urzędów skarbowych. Mimo że dla wielu firm fakturowanie to rutynowa czynność, nawet drobne pomyłki mogą prowadzić do konieczności wystawiania korekt, opóźnień w płatnościach, a w skrajnych przypadkach — do konsekwencji podatkowych. W niniejszym artykule omawiamy najczęstsze błędy popełniane przy wystawianiu faktur i podpowiadamy, jak ich skutecznie unikać.
Błędna data wykonania usługi lub dostawy towaru
Jednym z najczęstszych błędów jest wpisanie niewłaściwej daty wykonania usługi lub dostawy towaru. Wielu przedsiębiorców automatycznie uzupełnia datę wystawienia faktury, pomijając fakt, że data wykonania usługi powinna odzwierciedlać rzeczywisty moment jej realizacji. Ma to szczególne znaczenie dla prawidłowego rozliczenia podatku VAT i może wpływać na okres rozliczeniowy.
Jak unikać tego błędu?
Warto wdrożyć wewnętrzny system ewidencji zakończonych usług i dostaw, który będzie automatycznie informował dział księgowy o dokładnej dacie realizacji. Dzięki temu faktura będzie odzwierciedlać faktyczny moment powstania obowiązku podatkowego.
Nieaktualny lub błędny NIP kontrahenta
Wprowadzenie nieprawidłowego numeru NIP może skutkować zakwestionowaniem prawa do odliczenia VAT lub uznaniem faktury za nieważną. Tego typu błąd często wynika z kopiowania danych z wcześniejszych dokumentów bez ich aktualizacji, zwłaszcza gdy kontrahent zmienił formę prawną lub dokonał aktualizacji danych w CEIDG lub KRS.
Jak unikać tego błędu?
Przed wystawieniem faktury warto każdorazowo sprawdzić numer NIP w bazie VIES (dla kontrahentów unijnych) lub w CEIDG/KRS. Dobrym rozwiązaniem jest korzystanie z oprogramowania księgowego z funkcją automatycznej weryfikacji danych kontrahenta.
Błędna stawka VAT
Niepoprawne zastosowanie stawki VAT to poważny błąd, który może skutkować koniecznością korekty deklaracji podatkowej. Częstym przypadkiem jest zastosowanie stawki 23% dla usług lub towarów objętych stawką preferencyjną, np. 8% lub 0%, albo odwrotnie — zastosowanie niższej stawki tam, gdzie obowiązuje podstawowa.
Jak unikać tego błędu?
Kluczowa jest znajomość klasyfikacji PKWiU oraz bieżące śledzenie zmian w przepisach podatkowych. W przypadku wątpliwości warto skonsultować się z doradcą podatkowym lub skorzystać z interpretacji indywidualnej wydanej przez Krajową Informację Skarbową.
Niewłaściwa numeracja faktur
Numeracja faktur powinna być prowadzona w sposób ciągły i niepowtarzalny. Błędy polegające na powtórzeniu numeru faktury lub pominięciu kolejnych numerów mogą zostać zakwestionowane przez urząd skarbowy, jako brak należytej staranności w prowadzeniu dokumentacji.
Jak unikać tego błędu?
Zaleca się korzystanie z systemów fakturowania, które automatycznie generują kolejne numery faktur zgodnie z przyjętym schematem (np. rok/miesiąc/numer). W przypadku ręcznego wystawiania dokumentów należy prowadzić ewidencję faktur i regularnie ją weryfikować.
Brak informacji o mechanizmie podzielonej płatności
W przypadku transakcji, które zgodnie z ustawą o VAT wymagają zastosowania mechanizmu podzielonej płatności (MPP), brak stosownej adnotacji na fakturze może skutkować sankcjami finansowymi. Dotyczy to m.in. transakcji powyżej 15 000 zł brutto, obejmujących towary i usługi wskazane w załączniku nr 15 do ustawy.
Jak unikać tego błędu?
System księgowy powinien automatycznie identyfikować transakcje objęte obowiązkowym MPP i generować stosowny zapis na fakturze. Dodatkowo, personel odpowiedzialny za fakturowanie powinien być regularnie szkolony z przepisów dotyczących MPP.
Konsekwencje błędów – nie tylko korekty
Popełnienie któregokolwiek z powyższych błędów może skutkować koniecznością wystawienia faktury korygującej, co wiąże się z dodatkowymi obowiązkami dokumentacyjnymi. W niektórych przypadkach, szczególnie przy błędach wpływających na wartość podatku, urząd skarbowy może wszcząć postępowanie wyjaśniające lub kontrolne. Opóźnienia w korektach mogą prowadzić do naliczenia odsetek za zwłokę, a nawet do nałożenia kar administracyjnych.
Jak uniknąć błędów? Wsparcie biura rachunkowego ABAK
W ABAK doskonale rozumiemy, jak ważna jest poprawność dokumentacji księgowej. Dlatego oferujemy nie tylko kompleksową obsługę księgową, ale także możliwość weryfikacji faktur przed ich zaksięgowaniem. Dzięki temu nasi Klienci zyskują pewność, że każdy dokument jest zgodny z obowiązującymi przepisami i nie naraża firmy na niepotrzebne ryzyko.
Jeśli masz wątpliwości co do poprawności faktury – skontaktuj się z nami. Prześlij dokument do sprawdzenia, zanim trafi do ewidencji księgowej. Współpraca z doświadczonym zespołem księgowym to inwestycja w bezpieczeństwo i spokój przedsiębiorcy.
Najnowsze komentarze